Política de tratamiento de datos personales

Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25). Versión del 18 de octubre de 2026 (reemplaza la del 17 de octubre de 2026: agrega la sección 5 sexies sobre «Consultar persona», una función solo de las oficinas de abogados para estudiar a un posible cliente o a una contraparte; para las demás oficinas, esta versión no cambia nada. La del 17 de octubre de 2026 reemplazó la del 16 de octubre de 2026: agregó la sección 5 quáter sobre el correo conectado, una función opcional que cada persona activa con su propio correo, y la sección 5 quinquies sobre el conector para usar Sigila desde el Claude o el ChatGPT propio de cada profesional, también opcional; para quien no conecte su correo ni una de esas aplicaciones, esta versión no cambia nada. La del 16 de octubre de 2026 reemplazó la del 15 de octubre de 2026: precisó, en la sección 5 ter, qué se envía cuando una oficina activa la inteligencia artificial opcional del asistente, incluidos apartes de sus documentos cuando alguien de la oficina lo pide, y qué guarda Sigila para no repetir envíos; y aclara el párrafo del asistente de las páginas de venta. La del 15 de octubre precisó cuándo el asistente por voz puede usar el dictado del navegador; la del 14 de octubre de 2026 agregó la sección 5 ter. La inteligencia artificial solo funciona en las oficinas cuyo administrador la activa y la autoriza: para las demás, esta versión no cambia nada).

1. Responsable

Apexfusion Labs, Florencia, Caquetá, Colombia. Correo para todo lo relacionado con sus datos: hola@apexfusionlab.com.

2. Dos tipos de datos, dos papeles

Datos de los usuarios de Sigila (profesionales, asistentes y administradores: nombre, correo, teléfono, documento, tarjeta profesional, registros de acceso; y el celular, si decide dejarlo al registrarse). Aquí somos responsables del tratamiento.
Datos que cada oficina carga sobre sus clientes, contrapartes y procesos. Aquí la oficina es la responsable y nosotros somos encargados: solo tratamos esos datos para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones, y nunca los usamos para otro fin, ni los vendemos ni los compartimos.
Personas interesadas en Sigila que dejan sus datos en el asistente de nuestras páginas (botón «Que me escriban»): nombre, profesión, celular o correo y lo que nos cuenten que les interesa. Aquí somos responsables. Solo los guardamos si la persona marca la casilla de autorización; sin ella no se envía nada. No pedimos ni queremos datos sensibles ni datos de sus clientes en ese formulario. Junto con esos datos guardamos por qué página o enlace llegó y las anotaciones de nuestro seguimiento: cuándo y por qué medio la contactamos, qué respondió y cuándo quedamos de volver a escribirle.
Clientes que entran al portal del cliente: su acceso lo crea su profesional (abogado, contador, psicólogo, médico u otro); tratamos su correo y su clave solo para permitirle ver lo que la oficina le comparte.

3. Para qué usamos los datos

Crear y proteger las cuentas (incluida la doble verificación), y prestar las funciones de Sigila.
Enviar los avisos que usted active (por ejemplo, el resumen de la mañana por correo) y las invitaciones o enlaces para recuperar la clave.
Consultar fuentes públicas oficiales (Rama Judicial, Publicaciones Procesales, Superintendencia Financiera, Banco de la República) con los radicados o nombres que la oficina decide vigilar.
Contactar a quien nos lo pidió: si dejó sus datos en el asistente de la página, una persona del equipo le escribe o lo llama para resolver sus dudas o mostrarle Sigila (por WhatsApp solo si lo autorizó). Si dejó su celular al registrarse, lo usamos solo para ayudarle a empezar y acompañar su prueba. No enviamos publicidad masiva ni compartimos esos datos.
Acompañar la prueba de quien crea su cuenta: el nombre, el correo y el celular (si lo dejó) de quien registra la oficina quedan en la misma lista interna de seguimiento de nuestro equipo, con la etapa en que va (en prueba, cliente) y las anotaciones de los contactos que hagamos. En esa lista nunca entra nada de lo que la oficina guarda en Sigila: ni clientes, ni pacientes, ni expedientes, ni documentos.
Saber qué canales nos traen clientes: guardamos, junto a quien deja sus datos o crea su cuenta, la página por la que entró y las etiquetas del enlace que abrió (por ejemplo, de qué anuncio o campaña venía). Con eso contamos cuántas personas llegan por cada canal; no lo usamos para seguirlo por internet.
Ordenar a quién atender primero: con lo que la persona preguntó en el asistente y los datos que dejó calculamos, por reglas fijas y sin inteligencia artificial, un puntaje interno de interés. No produce ningún efecto sobre la persona distinto de que la contactemos antes.
Cobrar el servicio, atender solicitudes y cumplir obligaciones legales.
Mejorar Sigila con estadísticas generales que no identifican a nadie.

4. Cómo los protegemos

Cifrado de los datos sensibles con una llave propia por oficina (documentos, notas, identificaciones, actas, mensajes).
Separación por oficina y por profesional dentro de la base de datos: nadie ve lo de otra oficina, y el administrador no ve lo privado de cada profesional.
Doble verificación obligatoria, registro de accesos encadenado e imposible de alterar, copias de respaldo diarias y conexiones cifradas.

5. Con quién compartimos datos (encargados) y transferencia internacional

Hostinger: servidor donde funciona Sigila, ubicado en Estados Unidos.
Brevo: envío de correos (Francia, Unión Europea).
Backblaze: copia de seguridad diaria, cifrada antes de salir de nuestro servidor (Backblaze no puede leerla), ubicada en Estados Unidos.

Ambos países tienen un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio. Estos proveedores solo tratan los datos para prestarnos su servicio. No vendemos datos personales a nadie.

Asistente por voz y dictado: su voz se convierte en texto en el servidor de Sigila y el audio se borra al instante (no se guarda ni se escucha). Para escribir bien los nombres, al programa de voz del mismo servidor se le pasan los nombres de sus clientes y expedientes: no salen del servidor ni se guardan. El dictado del navegador es distinto: ese audio lo procesa el proveedor de su navegador (Google en Chrome, Microsoft en Edge o Apple en Safari), según sus propias políticas. Sigila solo lo usa en dos casos y siempre avisándolo en pantalla: si el servidor de voz de Sigila no responde y usted toca «Usar el dictado del navegador», o si usted activa el «reconocimiento preciso» en los ajustes del micrófono. El administrador de cada oficina decide si se permite; en las oficinas de psicología, medicina, odontología y estética viene apagado. Puede apagarlo cuando quiera.

Funciones opcionales con inteligencia artificial: Anthropic (Estados Unidos) es encargado del tratamiento únicamente para las oficinas que activan esa función. Está explicado en la sección 5 ter.

5 bis. Cookies y almacenamiento en su equipo

Sigila usa solo una cookie técnica, necesaria para mantener su sesión abierta de forma segura, y el almacenamiento de su navegador para recordar preferencias (por ejemplo, si el asistente lee en voz alta). No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento, ni compartimos su navegación con terceros.

Medición de nuestras páginas de venta, sin datos personales: contamos cuántas veces al día se abre cada página, se abre el asistente, se toca «Probar gratis» o WhatsApp y se completa un registro. Son solo contadores: no guardamos su dirección IP, su navegador ni ningún identificador, y no usamos servicios de medición de terceros. Para no contar dos veces la misma visita y para que la conversación con el asistente no se pierda al cambiar de página, su navegador guarda unas marcas en su propio equipo (se borran al cerrar la pestaña; el número de días en que nos visitó queda hasta que usted limpie los datos del sitio). Si llegó por un enlace con etiquetas de campaña (las que empiezan por «utm»), su navegador las recuerda hasta 30 días en su propio equipo; solo nos llegan si usted deja sus datos o crea su cuenta.

Asistente de las páginas de venta: responde con textos escritos por nuestro equipo. Tiene además un modo con inteligencia artificial que solo opera cuando lo tenemos encendido: en ese caso, lo que usted escribe allí (no lo que elige con los botones) se envía a Anthropic (Estados Unidos), como encargado, únicamente para responderle; mientras está apagado, lo que escribe no se envía a ningún servicio de inteligencia artificial. En los dos casos anotamos de qué tema fue cada pregunta y, cuando no supimos responder, el texto de la pregunta, después de quitarle correos y números, para escribir esa respuesta. No lo asociamos a ninguna persona. Por favor, no escriba en el asistente datos personales suyos ni de sus clientes.

5 ter. Inteligencia artificial del asistente (opcional; solo opera en la oficina que la activa)

El asistente de Sigila funciona sin inteligencia artificial de terceros: entiende las órdenes con reglas propias, dentro de nuestro servidor. Existe además un modo con inteligencia artificial que solo funciona si el administrador de la oficina lo activa y lo autoriza en «Mi plan», después de leer qué se envía, y solo cuando Sigila lo tiene habilitado para esa oficina. Mientras una oficina no lo active, nada de lo que sigue se le aplica y no se envía nada. Puede retirar la autorización cuando quiera: desde ese momento el asistente vuelve a su modo básico.

Quién la presta: Anthropic, PBC (Estados Unidos), empresa que opera el modelo Claude, como encargado del tratamiento. Estados Unidos tiene un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio.
Qué se envía, en la oficina que la activó: la orden que la persona le da al asistente y lo necesario para atenderla: los resultados de las consultas que el asistente hace para responder (por ejemplo, nombres de clientes, fechas de citas y de términos, títulos de expedientes, saldos), la profesión de la oficina, el tipo de usuario y la fecha.
Documentos, solo cuando alguien de la oficina lo pide: al pedirle al asistente que responda con los documentos, que resuma un documento, un expediente o una audiencia, que redacte un escrito o que busque jurisprudencia para un caso, se envían los apartes necesarios de los documentos y de las transcripciones de ese expediente o cliente, los datos del expediente (partes, radicado, despacho, fechas y términos), los datos de contacto y de identificación del cliente, los datos profesionales de quien firma y, si los guardó, sus ejemplos de «así escribo yo». Esto solo ocurre en oficinas de abogados y de contadores. Se envía lo pertinente a lo pedido, no el expediente entero, salvo que la persona pida expresamente leerlo todo; el asistente dice qué documentos usó.
Qué no se envía: historias clínicas, notas clínicas, odontogramas ni fotos. En las oficinas de salud y de estética el asistente no lee documentos ni grabaciones: para redactar una carta o un recordatorio solo usa el nombre de la persona y su próxima cita. El asistente no da diagnósticos.
Para qué lo usa Anthropic: para responder la orden. Según lo que Anthropic publica sobre su servicio para empresas (su API), por defecto no usa lo que se le envía para entrenar sus modelos, y lo borra de sus sistemas en un plazo de hasta 30 días, salvo que deba conservarlo más tiempo por ley o para hacer cumplir sus políticas de uso (por ejemplo, si sus sistemas de seguridad marcan un contenido como contrario a esas políticas). Esas condiciones son de Anthropic y pueden cambiar: puede leerlas en anthropic.com/legal y en privacy.claude.com (consultadas el 13 de octubre de 2026). Sigila no puede garantizar lo que ocurre dentro de los sistemas de Anthropic.
Anonimizar (opcional): la oficina puede pedir que Sigila reemplace, antes de enviar, los nombres de los clientes que tiene registrados, los números de documento, los celulares y los correos por marcadores, y los restituya en la respuesta. No detecta nombres que Sigila no tenga registrados.
Llave propia (opcional): la oficina puede usar su propia cuenta de Anthropic. Su llave se guarda cifrada con la llave de la oficina y nunca se muestra; en ese caso la relación con Anthropic es directamente de la oficina.
Quién decide: la inteligencia artificial propone; nada se crea, se cambia ni se envía sin que una persona de la oficina lo confirme. Lo que produce es un borrador que el profesional revisa. Sigila comprueba en fuentes oficiales las normas y sentencias que la inteligencia artificial cite y marca las que no pudo comprobar.
Respuestas guardadas, para no repetir envíos: la respuesta de la inteligencia artificial sobre un documento de la oficina (por ejemplo, su resumen) se guarda cifrada con la llave de esa oficina y se reutiliza mientras el documento no cambie. Solo la ve quien puede ver ese documento (o solo quien hizo la pregunta) y nunca otra oficina. Se borra cuando el documento se borra o se reemplaza, cuando vence (una pregunta, a las 24 horas; un resumen, a los 30 días como máximo) y de inmediato si la oficina retira la autorización.
Contenido público compartido: la ficha general de una sentencia de la Corte Constitucional (qué decidió, hecha con su texto oficial) no contiene datos de ninguna oficina ni de ningún caso, y se reutiliza entre todas las oficinas. No se guarda quién la consultó.
Qué más guardamos nosotros: cuántas órdenes atendió el asistente con y sin inteligencia artificial, cuánto costó y cuánto se ahorró, por oficina y por día. Nunca el contenido de las órdenes: ese queda cifrado y solo lo ve quien las dio.
Pruebas de nuestro equipo: antes de habilitarla, la probamos con datos de muestra inventados y con una sentencia pública; nunca con datos de una oficina.

5 quáter. Correo conectado (opcional; cada persona conecta el suyo)

Cada persona de la oficina puede conectar su propio correo (Gmail, Yahoo, iCloud, Zoho, el correo de su dominio u Outlook y Hotmail) para que Sigila le lea la bandeja de entrada a las horas que elija, le ordene los mensajes, los relacione con sus clientes y le deje respuestas como borrador. Es opcional y se desconecta con un botón. Si usted no conecta su correo, nada de esto ocurre.

Qué se guarda de la conexión: la dirección y la credencial de acceso (la «contraseña de aplicación» que usted crea para Sigila, o el permiso que entrega Microsoft). Se guardan cifradas con la llave de su oficina, no se muestran de nuevo en ninguna pantalla y se borran al desconectar. Recomendamos, además, eliminar esa contraseña de aplicación o ese permiso en la cuenta del proveedor.
Varias cuentas y reenvío: cada persona puede tener hasta 5 cuentas de correo en Sigila. En vez de conectar el correo, puede crear en su proveedor una regla de reenvío automático hacia una dirección personal de entrada de Sigila: en ese caso Sigila no recibe ninguna contraseña ni entra a su buzón; solo recibe la copia de los mensajes que su proveedor le reenvía, y los trata igual que los de un correo conectado. Para reconocer su proveedor, Sigila consulta los registros públicos del dominio de su dirección (no envía su dirección a nadie).
Quién ve el correo: solo la persona que lo conectó. Ni el administrador de la oficina ni la recepción pueden ver el buzón de otra persona. El equipo de Sigila tampoco lo consulta.
Qué se guarda de cada mensaje leído: lo mínimo, cifrado: remitente, asunto, fecha, el texto del mensaje sin formato, los nombres de los adjuntos, el grupo en que quedó y con qué cliente o expediente se relacionó. No se guardan el mensaje original ni sus adjuntos: un adjunto solo entra a Sigila cuando usted decide guardarlo en un expediente (o en los documentos administrativos del paciente), y ahí queda como cualquier documento de la oficina.
Cuánto tiempo: lo leído se borra de Sigila a los 90 días, o antes si usted lo borra o lo pide al desconectar.
Qué hace Sigila en su buzón: lee la bandeja de entrada sin marcar los mensajes como leídos, sin moverlos y sin borrarlos; deja un borrador en su carpeta de borradores cuando usted lo confirma; y envía un correo, desde su dirección, únicamente cuando usted lo confirma viendo el destinatario y el texto. Nada se envía solo.
Lo que trae un correo es un dato: Sigila no abre enlaces, no descarga imágenes ni contenido externo y muestra el mensaje como texto. Los adjuntos pasan por las mismas revisiones de cualquier documento.
Con quién se comparte: la conexión se hace directamente entre nuestro servidor y su proveedor de correo, por un canal cifrado. Si usted se conecta con Microsoft, Microsoft sabe que autorizó a Sigila. Solo en las oficinas que activaron la inteligencia artificial opcional (sección 5 ter), el texto de un correo puede enviarse a ese proveedor cuando usted pide clasificarlo o redactar su respuesta.
Profesiones de salud y estética: el correo conectado es para lo administrativo. Nada de un correo se guarda en la historia clínica.

5 quinquies. Conector de Sigila: usar Sigila desde su propio Claude o ChatGPT (opcional)

Un profesional que ya tiene contratado, por su cuenta, un asistente de inteligencia artificial (Claude, de Anthropic, o ChatGPT, de OpenAI) puede conectarle su cuenta de Sigila para consultar su información desde esa aplicación. Es opcional, cada persona decide si lo hace, y el administrador de la oficina puede apagarlo para toda la oficina. Si usted no conecta ninguna aplicación, nada de esto ocurre.

Cómo se autoriza: en una pantalla de Sigila, con su cuenta de siempre y su doble verificación. Ahí ve qué aplicación pide el acceso y qué podrá hacer. La aplicación nunca conoce su clave: recibe un permiso que usted puede quitar cuando quiera en «Mi perfil» → «Aplicaciones conectadas» (deja de servir en el acto) y que se cierra solo si no se usa en 30 días.
Qué puede hacer la aplicación: consultar lo mismo que usted puede ver en Sigila, con sus mismos permisos y nada más. No hay herramientas que lean historias clínicas, notas clínicas, odontogramas ni fotos de pacientes, ni su correo conectado. No puede crear, cambiar, enviar, borrar ni cobrar nada: si usted se lo permite al conectar, puede dejar una propuesta que solo se ejecuta cuando usted la confirma dentro de Sigila.
Qué sale de Sigila: las respuestas a lo que esa aplicación consulte (por ejemplo nombres de clientes o pacientes, fechas, términos, citas, tareas y saldos). Esa información sale de Sigila hacia el servicio que usted eligió y contrató, y allá se trata según las condiciones y la política de privacidad de ese servicio, no según las de Sigila. Quien conecta la aplicación decide ese envío y responde por él frente a sus clientes o pacientes; en esa relación Sigila no es responsable ni encargado del tratamiento que haga ese servicio. Antes de conectarla, revise que las condiciones de su plan y su deber de reserva se lo permitan, en especial si maneja datos sensibles.
Si su oficina marcó «anonimizar nombres y cédulas» (sección 5 ter): por el conector no salen cédulas, NIT, celulares ni correos electrónicos. Los nombres sí salen, porque sin ellos no se puede pedir nada desde la otra aplicación.
Qué guarda Sigila: qué aplicación conectó cada persona, cuándo y su último uso; y cada consulta queda en el registro del asistente de quien la hizo, cifrada, como cualquier otra orden (solo esa persona la ve). Del permiso solo se guarda una huella, no el permiso. El administrador de la oficina ve quién tiene una aplicación conectada, no lo que consultó.
Normas y sentencias: lo que Sigila entrega por el conector va verificado en la fuente oficial o marcado «sin verificar». Sigila no controla lo que la inteligencia artificial de ese servicio redacte después con esa información: revíselo siempre antes de usarlo.
Sin costo de inteligencia artificial en Sigila: por el conector Sigila no usa su propia inteligencia artificial ni le envía nada a su proveedor; la que trabaja es la de la aplicación que usted conectó.

5 sexies. «Consultar persona» (solo oficinas de abogados)

Un abogado puede consultar a un posible cliente antes de aceptar un asunto, o a la contraparte en un asunto legal. En esta función la oficina de abogados es la responsable del tratamiento y Sigila actúa como su encargado: la oficina debe tener una finalidad legítima y Sigila se la pide en cada consulta.

Qué se pide: el tipo y el número de documento, el nombre o la razón social, la finalidad (estudio de un posible cliente o de la contraparte) y, si el abogado quiere, una nota corta del asunto.
A dónde se consulta: el nombre se busca en la consulta pública de procesos de la Rama Judicial; el número de documento se busca en el portal de datos abiertos del Estado colombiano (datos.gov.co): registro mercantil de las Cámaras de Comercio (RUES), multas y sanciones a contratistas del SECOP y personas expuestas políticamente de la Función Pública. Las listas de la OFAC (Estados Unidos) y del Consejo de Seguridad de la ONU se descargan completas y se comparan dentro de Sigila: a esas páginas no se envía ni el nombre ni el número. Las páginas que piden captcha (Procuraduría, Contraloría, Policía, Registraduría, SIMIT, Fiscalía) las abre el propio abogado; Sigila solo le copia el número.
Qué se guarda: el reporte, cifrado con la llave de la oficina. Lo ve solo quien hizo la consulta (ni el administrador ni la recepción). Queda registrado quién consultó, cuándo y con qué finalidad, sin el número ni el nombre a la vista.
Cuánto tiempo: la consulta se borra sola a los 30 días, o antes si el abogado la borra. Si la persona se vuelve cliente y el abogado guarda el reporte en su ficha, queda como un documento más de ese cliente.
Las coincidencias son posibles, no conclusiones: la Rama no muestra números de documento y las listas se comparan por nombre, así que puede haber homónimos. Sigila no decide nada por sí misma ni le cuenta la consulta a la persona consultada; lo que no pudo consultar lo dice.

6. Datos sensibles y de menores

Sigila puede contener datos sensibles o de menores que la oficina registre en ejercicio de su profesión (por ejemplo, en procesos de familia). La oficina debe contar con la autorización o la causal legal correspondiente; nosotros los protegemos con cifrado y acceso restringido.

7. Sus derechos

Usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; saber cómo se han usado; revocar la autorización o pedir que se eliminen (cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos); y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Cómo ejercerlos

Escriba a hola@apexfusionlab.com indicando su nombre, su solicitud y un medio de respuesta.
Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 más, con aviso).
Reclamos (corrección, actualización, supresión): máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 más, con aviso).
Si sus datos los cargó una oficina o un consultorio (por ser su cliente, paciente o contraparte), dirija la solicitud a esa oficina; nosotros le ayudaremos a atenderla.

9. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la cuenta esté activa y hasta 30 días después de terminado el servicio (para que la oficina pueda pedir su copia). Los registros de acceso y la información de facturación se conservan el tiempo que exija la ley.

Los datos de quienes pidieron información de Sigila y no se volvieron clientes se conservan hasta que la persona pida borrarlos (basta escribir a hola@apexfusionlab.com) y, en todo caso, máximo 24 meses desde el último contacto; al borrarlos se borran también las anotaciones del seguimiento. El seguimiento de quien creó una cuenta se conserva mientras la cuenta exista, o hasta que pida que lo quitemos de esa lista. Las preguntas sin respuesta del asistente se borran a los 180 días. Lo que Sigila guarda de los mensajes de un correo conectado (sección 5 quáter) se borra a los 90 días.

10. Cambios a esta política

Si la cambiamos de forma sustancial, lo avisaremos dentro de Sigila o por correo antes de aplicar el cambio. Esta versión rige desde el 18 de octubre de 2026.